다음 중 하나는 다른 것과 다릅니다: 회의 대리인, 서면 투표 및 전자 투표

예를 들어, 이사회를 선출하고 차기 연도의 연간 예산을 승인하려면 최소한 매년 지역사회 협회 회원 참여가 필요합니다.

협회 회의에서의 회원 투표와 관련하여 많은 어려움이 있지만, 가장 어려운 것은 종종 수백, 심지어 수천 명의 회원이 직접 투표를 조직하는 것입니다. 만약 회원 전원이 직접 참석한다면, 전체 회원을 수용할 수 있는 공간을 찾는 것은 사실상 불가능할 것입니다. 반면, 일부 협회에서는 협회의 정족수 요구 사항을 충족할 만큼 충분한 회원 참여를 확보하지 못하는 반대 문제가 있습니다.

회의 대리, 서면 투표, 전자 투표는 적절하게 사용된다면 회원들의 연례 회의 참여를 장려하고 직접 투표에 따른 번거로움과 비용을 피할 수 있는 옵션을 제공하려는 협회에 귀중한 도구가 될 수 있습니다. 그러나 잘못 사용하면 정반대의 결과가 나올 수 있습니다. 이러한 도구의 올바른 사용에 대한 오해는 부적절하게 투표를 실시하여 협회의 시간과 비용을 낭비하게 할 뿐만 아니라 이사회에 대한 회원의 신뢰를 약화시킬 수 있습니다. 이러한 도구 간의 차이점을 완전히 이해하면 협회는 시간과 자원을 최대한 활용할 수 있습니다.

가장 먼저, 이사회는 회원 회의에서 회원 조치를 취해야 하는지 여부를 결정해야 합니다.또는 해당 조치가 회원 회의 없이 진행될 경우. 이것은 매우 중요한 차이점입니다. 대리인은 대면, 가상 또는 이 둘을 조합하여 개최되는 회원 회의에서 사용될 수 있습니다. 서면 투표 및/또는 전자 투표를 회원 회의 대신 사용할 수 있습니다. 협회는 위임장을 활용하여 대면 회의를 동시에 개최할 수 없으며 회원들이 회의 밖에서 서면 투표/전자 투표를 통해 투표하도록 허용할 수 없습니다.

간단히 말하면, 위임장은 회원이 참석할 수 없는 회의에서 투표 목적으로 가장 일반적으로 사용되는 도구이며, 회의를 개최하지 않고 회원 투표가 진행될 경우 서면 투표 및/또는 전자 투표가 사용됩니다.

회원이 회원 회의에서 투표할 수 있는 유일한 방법은 회원이 다음 중 하나에 해당하는 경우입니다.

프록시의 개념은 위임장과 유사합니다. 투표권을 가진 회원은 다른 사람이 자신을 위해 투표할 수 있는 권한을 부여합니다. 그러나 이러한 단순한 개념은 프록시가 부적절하게 인증되면 온갖 문제를 일으킬 수 있습니다.

협회 회의에 대리로 참석하기를 원하는 회원이 먼저 해야 할 세 가지 중요한 일은 다음과 같습니다.

협회 관리 문서에 명시적인 요구 사항이 없는 경우, 회원이 대리인을 적절하게 임명할 수 있는 두 가지 확실한 방법이 있습니다.

가장 일반적인 네 가지 유형의 프록시는 다음과 같습니다.

회원이 일반 대리권을 사용하는 문제에 대해 회원은 대리권자에게 회원의 투표 방법을 지시하지 않고 회원의 최선의 이익을 위해 투표하는 대리권자의 판단을 신뢰합니다. 회원이 지정 대리인을 사용하는 문제에 대해 회원은 대리인 앞에서 지시한 방식으로 투표할 대리권 보유자를 신뢰합니다. 위임장은 위임장 제공자와 위임장 보유자 간의 합의라는 점을 이해하는 것이 중요합니다. 따라서 협회는 대리권 보유자가 지정 대리 제공자의 지시에 따라 투표하도록 할 책임이 없습니다. 따라서 대리권을 행사하는 회원이 신뢰할 수 있는 대리권자를 선임하는 것이 매우 중요합니다.

다시 한번 말씀드리지만, 임명 유형에 관계없이 대리인이 유효하려면 임명된 대리인이 협회 회의에 (직접 또는 가상으로) 참석하여 실제로 투표해야 합니다(정족수 대리인이 임명되지 않는 한). 대리인은 부재자 투표용지가 아니며 위임 대리인이라 할지라도 대리인 보유자가 대리인 제공자의 지시에 따라 투표할 것이라는 보장이 없기 때문에 부재자 투표용지로 간주될 수 없습니다.